Version 1.3 — Fokus auf dieses Projekt.
Wir wollten bewusst sparen: keine teure SaaS-Buchhaltung, keine Monatsgebühren und kein Overkill für ein kleines IT-Studio – absichtlich schlank statt Lexware oder DATEV-Cloud. Gleichzeitig mussten wir finanzamt- und GoBD-tauglich bleiben: mit fortlaufenden Nummernkreisen AN, RE, GS, MA, LS und KD inklusive Jahresanteil, unveränderbaren Belegen nach Finalisierung, harter Pflichtfeld-Prüfung vor dem Finalisieren, Audit-Log, Storno nur über Gutschrift (GS-…), Archiv sowie Backup (inkl. Wiederherstellen in der UI) und Export für den Steuerberater. Genau in diesem Spannungsfeld entsteht MICA Büro: eine lokale Büro-App mit Mehrbenutzer-Login und Rollen (admin / buchhaltung / readonly), erreichbar unter Port 3040, optional als Windows-EXE neben dem data/-Ordner – schwarz auf Rechnung und im Blueprint-Design der Website. MICA Büro ist kein Produkt von der Stange, sondern eine erprobte Basis, die wir auf jede Firma zuschneiden: Logo, Firmenfarbe, helle oder dunkle Oberfläche und der Briefkopf werden gemeinsam festgelegt — direkt in den Einstellungen, ohne Programmierung. Die Grundversion kostet 500 € einmalig, ohne Abo; Erweiterungen entstehen flexibel nach Bedarf und Aufwand. Eine Demo mit Musterfirma zeigt jede Funktion mit erfundenen Beispieldaten. Die Module decken den Alltag ab: Kunden mit Kundennummer, Leistungen und Katalog, Angebote (archivieren, nach „gesendet“ sperren, ablehnen oder löschen), Rechnungen inkl. Teilzahlungen und offenem Restbetrag, wiederkehrende Rechnungen, Lieferscheine, Mahnungen, E-Rechnung (XRechnung 3.0 sowie ZUGFeRD-ähnliche PDF mit XML-Anhang), Belege per E-Mail (SMTP), Bank-Import camt.053 mit Zahlungszuordnung, Archiv und Export sowie Einstellungen für § 19 UStG und den USt-Satz. Auf Angeboten und Rechnungen lassen sich Positionsrabatte und Beleg-Rabatte (z. B. Sponsorenrabatt) cent-sicher kalkulieren – inkl. Live-Summen und korrekter Übernahme in Druck, PDF und XRechnung. Ein Angebot lässt sich einmalig in eine Rechnung überführen; danach steht der Status abgerechnet. Das Mahnwesen kennt die Stufen 1 bis 3, Grace- und Repeat-Tage sind konfigurierbar. Finalisieren sperrt den Beleginhalt nach harter Pflichtfeld-Prüfung – der Status bezahlt bleibt weiter setzbar; Korrekturen laufen ausschließlich über Gutschrift mit Nummernkreis GS-…. Archivierte Belege liegen unter data/archive (PDF über Chrome oder Edge, sonst HTML), Backups unter data/backups mit Wiederherstellen direkt in der Oberfläche, das Audit-Protokoll in audit.jsonl. Unter Archiv und Export gehen Kunden, Rechnungen und Positionen als CSV hinaus, ergänzt um einen DATEV-ähnlichen Export und ein JSON-Komplettarchiv. Eine Recherche-Hilfe ermittelt Firmen-Stammdaten über OpenStreetMap, Websuche und direkten Impressum-Abruf (auch per Homepage-URL) und schlägt Texte bzw. Positionen vor – nur vollständige Adressen, Personen ohne Ort werden nicht geraten; alles bleibt prüfpflichtig. Das Dashboard führt per Klick zu Kunden, Angeboten, Rechnungen und Mahnungen. Listen lassen sich überall durchsuchen, und Belege gehen direkt in den Druck. Die Screenshots zeigen ausschließlich Musterfirma und Demo – keine echten Kundendaten.
Schlank genug für den Alltag, konform genug für Finanzamt und Steuerberater – inkl. Rabatte, E-Rechnung und Mehrbenutzer.
Vor dem Finalisieren greift eine harte Pflichtfeld-Prüfung; danach ist der Beleginhalt gesperrt, der Status bezahlt bleibt setzbar. Archivierte Ausgaben landen unter data/archive – als PDF über Chrome oder Edge, sonst als HTML.
Storno läuft ausschließlich über eine Gutschrift mit Nummernkreis GS-… – keine stillen Änderungen an finalisierten Rechnungen. So bleibt die Belegkette lückenlos und prüfbar.
XRechnung 3.0 und ZUGFeRD-ähnliche PDF mit XML-Anhang für den elektronischen Rechnungsversand. Belege gehen zusätzlich per E-Mail (SMTP) direkt aus der App – ohne Extra-Tool.
Positionsrabatt und Beleg-Rabatt (z. B. Sponsorenrabatt) werden in Cent gerechnet – ohne Float-Fallen. Live-Summen, Druck, PDF und XRechnung (AllowanceCharge) bleiben konsistent.
Nach „gesendet“ sperren, als abgelehnt markieren (mit optionalem Grund) oder wieder öffnen – und Entwürfe endgültig löschen, solange noch keine Rechnung existiert. Teilzahlungen und wiederkehrende Rechnungen decken den Alltag ab.
Lieferscheine mit Nummernkreis LS ergänzen den Belegalltag. Bankumsätze kommen per camt.053-Import rein und lassen sich Rechnungen zuordnen – Zahlungsstatus ohne Tipparbeit.
Mehrere Benutzer mit Rollen admin, buchhaltung und readonly – statt einem gemeinsamen Admin-Login. Rechte klar getrennt, lokal und ohne Cloud-Abo.
Wichtige Aktionen landen in audit.jsonl. Unter Archiv und Export gehen Kunden, Rechnungen und Positionen als CSV hinaus, ergänzt um DATEV-ähnlichen Export und JSON-Komplettarchiv.
Firmenrecherche über OSM, Websuche und direkten Impressum-Abruf (auch per URL oder Domain-Rate) – Adresse, Ansprechpartner, E-Mail, Telefon und Homepage. Dashboard-Kacheln führen per Klick in die Listen.
Automatische Backups unter data/backups – und Wiederherstellen direkt in der UI, ohne Cloud-Zwang und ohne Abo. Optional als Windows-EXE neben dem data/-Ordner.
CI, Farben, Logo und Beleg-Layout lassen sich auf eure Firma zuschneiden – die Grundversion gibt’s für 500 € einmalig, individuelle Anpassungen nach Bedarf und Aufwand, ohne Abo und ohne Monatsgebühr.
Erzähl uns von deiner Idee — wir melden uns innerhalb von 24 Stunden.
